Logiciel de gestion des notes de frais

Dans cette démonstration, découvrez comment oHRis transforme cette réalité. Notre solution web vous permet de dématérialiser complètement les notes de frais, en supprimant les frictions pour vos collaborateurs, vos managers et vos équipes comptables.

[MQL] Vidéo Note de frais

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Une gestion des notes de frais pensée pour vos équipes et vos contraintes

Accessibles depuis n’importe quel appareil et depuis n’importe où, notre interface ergonomique offre une vision claire et synthétique des dépenses, des remboursements et des validations. Managers et comptables pilotent l’ensemble du processus avec rigueur et agilité, assurant conformité et maîtrise des coûts.

Côté RH

Saisie des notes de frais depuis un téléphone/tablette lors des déplacements ou un ordinateur de bureau
Ajout d’une dépense via un raccourci dédié
Dépense saisie manuellement ou via photo/scan du justificatif
Reconnaissance OCR automatique : détection de la nature de la dépense, date, montant TTC et TVA
Demande de remboursement en masse possible

Côté collaborateur

Réception d’un email de validation
Validation directement depuis l’email ou via l’interface oHRis

Côté RH

Raccourci personnalisé pour suivre les notes à traiter
Vérification des justificatifs et ajustement des données détectées
Possibilité de valider, rejeter ou demander un complément d’information pour chaque ligne
Suivi des remboursements (Manuellement pour chaque demande validée ou via virement SEPA automatisé ou intégration à la fiche de paie)
Tableau de bord et extractions personnalisables

Vos questions, nos réponses

Comment fonctionne la dématérialisation des justificatifs ?

Grâce à notre OCR intégré, vous importez ou photographiez vos justificatifs directement via l’interface web. Le système détecte automatiquement les montants, dates et types de dépenses, ce qui élimine la saisie manuelle et garantit une archivage légal et sécurisé.

Puis-je gérer plusieurs types de frais professionnels avec oHRis ?

Absolument. Notre module couvre tous les frais courants : déplacements, repas, carburant, hébergement, péages, et bien plus. Il s’adapte aussi aux besoins spécifiques comme les frais kilométriques avec calcul automatique via Google Maps et les taux de change pour les dépenses à l’étranger.

Comment se passe le processus de validation des notes de frais ?

Les notes de frais sont soumises par les collaborateurs via une interface simple. Elles passent ensuite par un workflow de validation flexible, impliquant managers et/ou comptabilité, selon la politique interne. Chaque étape est notifiée pour assurer un suivi transparent.

Le module est-il compatible avec mon logiciel de paie et comptabilité ?

Oui, oHRis s’intègre facilement avec plus de 30 solutions du marché. Vous pouvez exporter les écritures comptables sans ressaisie et synchroniser les indemnités kilométriques ou plafonds de remboursement automatiquement, ce qui fluidifie vos cycles de paie et comptabilité.

Mes collaborateurs peuvent-ils utiliser l’outil sans application mobile ?

Tout à fait ! Notre module est 100% web, accessible partout et à tout moment, sans besoin d’installer une appli. Que ce soit au bureau, en déplacement ou à la maison, la gestion des notes de frais reste fluide et rapide.

Quelles garanties de sécurité et de conformité offre oHRis ?

Nous garantissons une dématérialisation conforme aux normes légales, avec archivage à valeur probante. Les données sont protégées par des protocoles sécurisés, et notre support est disponible pour vous accompagner en cas de questions ou besoins spécifiques.