Un enjeu sous-estimé par de nombreux services RH
Dans beaucoup d’organisations, l’intégration d’un collaborateur est pensée à partir de son premier jour. Pourtant, la réalité est différente : entre la signature du contrat et l’arrivée effective, il existe un laps de temps critique.
Durant cette période, le collaborateur est déjà engagé, mais il n’a pas encore vécu sa première journée. C’est précisément là que se joue une partie de son expérience employé.
Sans processus structuré, cette étape peut générer :
- des échanges informels dispersés par email,
- une perte de documents sensibles,
- un manque de visibilité côté RH,
- et, côté collaborateur, une forme d’incertitude voire de désengagement.
Le préboarding s’impose donc comme une réponse à un besoin concret : sécuriser, fluidifier et professionnaliser cette transition.
Pourquoi oHRis a choisi de lancer le préboarding
Chez oHRis, nous avons constaté chez nos clients que la période “pré-entrée” représentait souvent un angle mort dans la gestion RH. Les équipes RH s’épuisaient à multiplier les relances administratives et à centraliser manuellement des informations.
Nous avons donc fait le choix de commencer l’onboarding par sa première étape logique : un espace préboarding intégré au module Suivi RH.
Objectif : alléger la charge des RH et améliorer la première impression vécue par les collaborateurs.
Le préboarding dans oHRis : un cadre clair et sécurisé
Le nouveau préboarding repose sur les briques déjà robustes du module Suivi RH, avec des fonctionnalités pensées pour couvrir les besoins immédiats :
- Centralisation des démarches administratives
Toutes les informations nécessaires au dossier RH sont collectées directement dans l’espace collaborateur. Plus de formulaires papier, ni d’emails éparpillés. - Signature électronique sécurisée
Le collaborateur signe ses documents contractuels en ligne, dans un environnement conforme et fiable. Cela réduit les délais et les risques liés aux échanges non sécurisés. - Stockage et archivage automatique
Tous les documents sont classés et rattachés au dossier du collaborateur. La gestion documentaire est ainsi conforme et traçable. - Accès collaborateur avant l’arrivée
Le futur employé peut compléter ses informations personnelles et consulter des documents utiles (charte informatique, règlement intérieur, contacts clés…). - Contrôle des accès et des droits
Les RH définissent précisément qui peut accéder à quels documents et données. La confidentialité reste maîtrisée à chaque étape.
Les bénéfices concrets pour les RH et les collaborateurs
Pour les équipes RH
- Réduction du temps passé sur les relances administratives.
- Garantie de conformité légale grâce à une traçabilité complète.
- Visibilité sur l’avancement du dossier avant l’arrivée du collaborateur.
Pour les nouveaux collaborateurs
- Une première impression claire et professionnelle.
- Une réduction du stress lié à l’incertitude.
- La possibilité de se projeter dans l’organisation avant même d’y entrer.
Une première étape vers l’onboarding complet
Ce lancement du préboarding n’est pas une finalité, mais une première étape. Il pose les fondations d’un onboarding plus global que nous enrichirons progressivement dans oHRis.
À terme, l’objectif est d’accompagner non seulement la phase administrative en amont, mais aussi les premières semaines d’intégration avec :
- un suivi des étapes clé,
- des rappels automatisés pour les RH et managers,
- un espace collaborateur guidé pas à pas.
En résumé
Le préboarding est désormais disponible dans oHRis.
Il répond à un besoin identifié sur le terrain : sécuriser et structurer la période entre la signature du contrat et l’arrivée effective.
Une étape indispensable pour professionnaliser l’intégration, renforcer la marque employeur et créer les conditions d’une collaboration réussie dès le premier jour.
