GRETA des Hauts-de-Seine modernise sa gestion des congés avec oHRis

Une équipe RH sollicitée en permanence pour des questions auxquelles un simple coup d’œil devrait suffire.

Voilà le quotidien que Samira Berrabah, responsable RH, et son assistante Hawa Wane ont décidé de transformer en implémentant le module Absences d’oHRis.

Le défi : Un processus manuel devenu intenable

Avant oHRis, chaque demande de congés déclenchait une chaîne d’actions entièrement manuelle : le collaborateur remplissait un document Word, le faisait signer physiquement par l’ensemble des valideurs concernés, puis le transmettait au service RH. Moindre changement de dates ? Un nouveau document repartait dans le circuit.

« Il y avait un va-et-vient permanent de feuilles de congés. À chaque modification, cela générait un document supplémentaire à suivre, à faire signer et à retransmettre. C’était très chronophage, avec très peu de visibilité. »

Ce volume de documents ne produisait pourtant pas la transparence attendue. Malgré un tableau affiché sur un drive partagé, les questions affluaient : qui est absent aujourd’hui ? C’est un congé ou une maladie ?

Les équipes RH se retrouvaient à jouer le rôle d’un panneau d’affichage humain, pour des informations qui auraient dû être accessibles à tous, en autonomie.

« Les collègues venaient constamment nous voir pour demander pourquoi telle personne n’était pas là, si c’était un congé, un retard, une absence, etc. La visibilité n’était pas claire et la gestion était vraiment compliquée.»

Le constat était clair : la solution Excel avait atteint ses limites. Non pas faute de maîtrise, mais parce qu’elle n’était pas conçue pour offrir de la visibilité à l’échelle d’une organisation.

Le choix d’oHRis : recommandation réseau et ergonomie convaincante

La recherche d’outil a démarré par le réseau professionnel. Les GRETA fonctionnent en communauté, et c’est un établissement partenaire qui a orienté l’équipe RH vers oHRis. Après quelques échanges complémentaires et une démonstration, la décision s’est imposée.

Une autre solution a été évaluée en parallèle, davantage orientée fonction publique, mais son ergonomie n’a pas convaincu. Face à oHRis, la différence était perceptible dès la présentation : interface claire, prise en main intuitive, adéquation aux besoins opérationnels réels.

« J’ai vu une autre solution, plutôt orientée fonction publique, mais l’ergonomie était beaucoup moins attractive. Avec oHRis, les présentations m’ont convaincue. »

Mise en place : un cadre sécurisé pour une adoption progressive

Compte tenu des spécificités organisationnelles de GRETA des Hauts‑de‑Seine, la mise en place d’oHRis a nécessité un accompagnement structuré, en particulier sur la configuration du back‑office et l’intégration des règles existantes.

« Nous avons des fonctionnements parfois un peu spécifiques, et on a eu besoin de cet accompagnement car on aurait été incapable de le faire nous‑mêmes. »

Les données issues des tableaux Excel ont été reprises et intégrées directement dans l’outil par les équipes oHRis, afin d’assurer une continuité avec les pratiques existantes et d’éviter toute rupture pour les utilisateurs. Cette approche a permis à l’équipe RH de se concentrer sur l’appropriation du logiciel et son usage quotidien, sans être freinée par des paramétrages techniques.

L’accompagnement est décrit comme disponible et réactif, avec une vraie capacité d’adaptation aux contraintes internes. Même si certaines fonctionnalités avancées du back‑office sont encore peu manipulées à ce stade, cela n’est pas vécu comme un blocage : la documentation, les vidéos et le support constituent un cadre rassurant pour faire évoluer les paramétrages progressivement.

Bénéfices constatés : moins d’allers-retours, plus de visibilité

Depuis le déploiement, le processus de gestion des congés a été intégralement dématérialisé. Les demandes, les validations, le suivi : tout se passe dans oHRis. Plus d’impression, plus de déplacement physique pour signature, plus de version de document à synchroniser.

Ce que ça change concrètement :

• Les collaborateurs posent leurs congés en quelques clics, sans quitter leur poste
• Les valideurs reçoivent une notification et traitent les demandes directement dans l’outil
• L’équipe RH n’est plus sollicitée pour des questions de présence ou d’absence
• La visibilité sur les absences est immédiate et partagée

« Avant, les demandes se faisaient via des documents Word imprimés, que les collaborateurs devaient faire signer physiquement dans les bureaux des valideurs. Aujourd’hui, tout se fait directement dans oHRis, sans déplacement. »

Retours utilisateurs : une expérience fluide côté collaborateurs

L’adoption par les équipes a été rapide. Les retours sont unanimes sur deux points : la suppression des pertes de temps liées aux circuits papier, et l’ergonomie de l’interface.

« C’est agréable, surtout pour des collègues qui utilisent déjà des logiciels professionnels très complexes et lourds. Il y a une forme de repos visuel et psychologique : on va à l’essentiel. »

Cette remarque mérite qu’on s’y arrête. Dans des environnements où les outils métiers sont souvent denses et techniques, la clarté d’une interface n’est pas un détail esthétique, c’est un facteur d’adoption. Une interface qu’on n’a pas à apprivoiser, c’est du temps gagné dès le premier jour.

Évaluation : 4/5, avec une marge volontairement conservée

L’évaluation globale est positive et assumée dans sa nuance :

« ⭐⭐⭐⭐ Nous laissons volontairement une petite marge car nous n’avons pas encore assez de recul et tout n’est pas encore complètement maîtrisé. Mais le logiciel est très bien et nous en sommes satisfaites. »

Cette honnêteté est précieuse. Elle dit aussi quelque chose d’important : GRETA n’a pas encore déployé toutes les fonctionnalités disponibles. La note reflète l’usage actuel.

Et ensuite ?

GRETA des Hauts-de-Seine envisage déjà la prochaine étape : intégrer la gestion du temps de travail dans oHRis, pour centraliser l’ensemble des processus RH dans un seul outil.

Une logique de centralisation progressive, qui part des besoins réels et avance à un rythme maîtrisé. Exactement la façon dont une transformation RH durable se construit.

« Dans quelques mois, il est possible que nous recontactions vos équipes pour la gestion du temps. Je pense que ça aurait du sens que ce soit dans le même logiciel. »