Facturation électronique : le détail qui va faire exploser vos notes de frais de restaurant

Un commercial dîne avec un client. L’addition dépasse 150 euros. Il paie, prend une photo du ticket avec son téléphone, la dépose dans son outil de notes de frais comme il le fait depuis dix ans. Geste automatique, aucune alerte.

Sauf qu’à partir de 2027, ce geste ne suffira plus à récupérer la TVA sur cette dépense. Et l’entreprise ne s’en rendra probablement compte que plusieurs mois plus tard, au moment où son expert comptable pointera un écart entre les factures reçues sur la plateforme de facturation et les notes de frais validées en interne.

Ce scénario, aujourd’hui anecdotique, va devenir un cas d’école. Et il illustre bien le vrai sujet de la réforme de la facturation électronique pour les fonctions RH et finance : ce n’est pas une question de mise en conformité ponctuelle, c’est un changement de nature du justificatif de dépense.

Une réforme pensée pour les achats, qui percute de plein fouet les notes de frais

La réforme de la facturation électronique a d’abord été conçue pour fiabiliser les échanges entre entreprises et automatiser la collecte de la TVA côté administration fiscale. Deux échéances structurent son déploiement :

• 1er septembre 2026 : les grandes entreprises et ETI doivent émettre leurs factures électroniques et transmettre leurs données de e-reporting. Toutes les entreprises, sans exception, doivent être en mesure d’en recevoir.
• 1er septembre 2027 : l’obligation d’émission s’étend aux PME et micro-entreprises, qui représentent l’essentiel du tissu économique français.

Ce que le texte réglementaire ne dit pas explicitement, et que peu d’entreprises ont encore mesuré, c’est que cette réforme s’applique aussi aux dépenses engagées à titre professionnel par les salariés eux-mêmes, dès lors que l’entreprise souhaite récupérer la TVA associée. Un dîner d’affaires, une nuit d’hôtel avec petit-déjeuner inclus : ce sont, juridiquement, des achats comme les autres. Et un achat, demain, ne se justifie plus par une photo mais par une facture qui a transité par une Plateforme Agréée par l’État.

Ce point mérite d’être répété tel quel aux équipes finance, tant il change la lecture du sujet : une facture PDF classique, même transmise par email dans les règles de l’art, n’aura plus aucune valeur fiscale pour la récupération de la TVA. Ce n’est pas le format du document qui compte désormais, c’est le canal par lequel il transite.

Le seuil des 150 euros : une frontière, pas un détail

Le seuil qui va concentrer l’attention est celui des 150 euros pour la restauration. Il ne s’agit pas d’un plafond parmi d’autres : il fait basculer la dépense d’un régime à un autre.

Type de dépense	Ce qui s’applique
Restauration < 150 €	Le justificatif photographié reste valable, aucun changement
Restauration ≥ 150 €	Facture électronique obligatoire, au nom de la société
Hébergement seul	La TVA n’étant pas récupérable, aucun changement
Hébergement avec repas inclus	La part repas nécessite une facture électronique
Dépenses via automates (péages, parkings)	Le ticket reste accepté tel quel

Ce qu’il faut retenir de ce tableau, ce n’est pas la liste des cas, c’est la logique qui les sous-tend : en dessous du seuil, on reste dans une logique de justificatif de dépense individuelle. Au-dessus, on entre dans une logique de facturation B2B classique, avec ses propres codes (identification de la société cliente, SIREN, route de facturation).

Concrètement, au-dessus de 150 euros, le restaurant doit émettre une facture au nom de la société, et non plus au nom du salarié qui a réglé l’addition. Ce changement d’identité sur la facture suppose que le salarié connaisse et communique, en salle, devant le client qu’il reçoit, les bonnes coordonnées de facturation de son entreprise. C’est un changement de posture autant qu’un changement de process : le salarié devient, l’espace d’un paiement, l’interlocuteur d’un flux de facturation fournisseur.

Le vrai point de bascule n’est pas le seuil, c’est le circuit

On pourrait croire que le sujet se limite à sensibiliser les collaborateurs à ce seuil de 150 euros. C’est une erreur de perspective, et probablement la plus coûteuse que les entreprises pourraient commettre sur ce dossier.

Le problème le plus sérieux ne concerne pas le respect du seuil, mais la destination de la facture une fois qu’elle est émise. Une entreprise dispose généralement d’une Plateforme Agréée pour recevoir ses factures d’achats fournisseurs (loyers, matériel, prestations). Si la facture du dîner d’affaires est envoyée sur ce même circuit, elle atterrit dans les systèmes de la comptabilité générale, sans lien automatique avec la note de frais que le salarié a, de son côté, déclarée dans son outil RH.

Deux services traitent alors la même dépense sans le savoir : la comptabilité enregistre une facture d’achat, le service paie ou RH valide un remboursement de frais. Personne n’a menti, personne n’a fraudé, et pourtant l’entreprise se retrouve exposée à une double comptabilisation qu’aucun contrôle interne classique n’est configuré pour détecter, puisque les deux flux ne se croisent normalement jamais.

C’est un risque silencieux, de nature comptable et fiscale, qui ne produira ses effets que lors d’un rapprochement de comptes ou d’un contrôle. Il touchera en priorité les entreprises qui pensent avoir traité le sujet en se contentant de communiquer le seuil de 150 euros à leurs équipes. Une réponse de communication à un problème de tuyauterie.

Ce point mérite d’être porté au niveau de la direction financière et non laissé au seul service RH : la double comptabilisation n’est pas un sujet de process interne, c’est un sujet qui touche directement la fiabilité des comptes et l’exposition de l’entreprise en cas de contrôle fiscal.

Ce que la solution technique doit réellement garantir

La bonne réponse à ce problème ne relève pas de la formation des collaborateurs, mais du paramétrage des circuits de facturation eux-mêmes.

L’annuaire Chorus Pro, qui référence les routes de facturation de chaque entreprise, permet en réalité de distinguer plusieurs circuits selon la nature de la dépense : un circuit pour les achats fournisseurs classiques, un circuit distinct pour les dépenses liées aux notes de frais. Une entreprise peut donc s’appuyer sur plusieurs Plateformes Agréées, chacune dédiée à un usage précis, plutôt que de faire transiter l’ensemble de ses factures par un point d’entrée unique.

Concrètement, cela signifie que la facture du dîner d’affaires doit pouvoir être redirigée, dès son émission par le restaurant, vers le circuit spécifiquement rattaché aux notes de frais, pour remonter automatiquement dans l’outil RH et s’associer à la dépense déclarée par le salarié. Sans ce paramétrage en amont, l’entreprise se condamne à un rapprochement manuel entre deux systèmes qui n’ont, par défaut, aucune raison de communiquer entre eux.

C’est un chantier de gouvernance des flux de facturation, pas un chantier de communication interne. Et c’est précisément le type de chantier que les directions administratives et financières découvrent trop tard, une fois la réforme entrée en vigueur pour leur catégorie d’entreprise.

Trois questions permettent, en pratique, de vérifier si ce chantier a été correctement anticipé :

• L’entreprise dispose-t-elle d’une route de facturation dédiée aux notes de frais, distincte de celle des achats fournisseurs, dans l’annuaire Chorus Pro ?
• Les salariés disposent-ils d’un moyen simple, au moment du paiement, de rediriger la facture vers ce circuit dédié (par exemple un identifiant ou un QR code fourni par leur outil de notes de frais) ?
• La remontée de la facture électronique dans l’outil RH est-elle automatique, ou repose-t-elle sur un rapprochement manuel entre deux équipes ?

Une réponse négative à l’une de ces trois questions signale un chantier encore ouvert.

Un calendrier qui n’autorise pas l’attentisme

Pour une PME, l’échéance du 1er septembre 2027 peut sembler lointaine. Elle l’est nettement moins si l’on considère qu’elle dépend en réalité du calendrier de ses propres fournisseurs. Un restaurant, un hôtel, un prestataire de transport devront eux-mêmes être en mesure d’émettre des factures électroniques à cette date, ce qui signifie que les entreprises clientes seront concrètement confrontées à cette nouvelle mécanique dès que leurs partenaires commerciaux basculeront, parfois avant l’échéance légale qui leur est propre.

Attendre le dernier trimestre 2027 pour se pencher sur le sujet revient à découvrir, en pleine bascule opérationnelle, que le circuit de facturation de l’entreprise n’a pas été pensé pour distinguer une facture d’achat d’une facture de note de frais. Le moment le plus efficace pour traiter cette question reste, comme souvent en matière de conformité, celui où le sujet ne semble pas encore urgent.

Ce qu’il faut retenir

• La réforme ne change pas seulement la forme des factures, elle change la nature du justificatif de dépense pour toute dépense professionnelle dépassant certains seuils.
• Le seuil des 150 euros en restauration est une frontière entre deux régimes, pas un simple plafond à communiquer aux équipes.
• Le vrai risque n’est pas le non-respect du seuil, c’est la double comptabilisation silencieuse d’une même dépense entre la comptabilité générale et les notes de frais.
• La réponse est technique et organisationnelle : elle suppose une route de facturation dédiée aux notes de frais, distincte de celle des achats, correctement référencée dans l’annuaire Chorus Pro.
• Le calendrier réel de mise en œuvre dépend de celui des fournisseurs de l’entreprise, pas seulement de l’échéance légale qui lui est propre.

Les éditeurs de solutions de notes de frais auront donc un rôle clé à jouer dans cette évolution. Chez oHRis, les travaux sont déjà engagés pour permettre demain de faire converger facture électronique et note de frais dans un même circuit, sans rapprochement manuel.