Pour éviter que ces frais ne pèsent trop lourdement sur leur trésorerie personnelle, certains dispositifs existent, comme les avances de frais, qu’elles soient ponctuelles ou permanentes. Mais alors, lorsqu’un employeur propose de mettre en place une avance, un salarié peut-il refuser ? On vous en dit plus sur les enjeux juridiques et pratiques de cette question.
Comprendre les avances sur frais professionnels
Avant d’entrer dans les questions de refus ou d’obligation, encore faut-il bien comprendre ce que recouvre la notion d’avance sur frais professionnels.
Il s’agit d’une somme d’argent versée par l’employeur à l’avance pour couvrir les frais que le salarié devra engager dans le cadre de ses missions. En d’autres termes, plutôt que d’avancer de l’argent personnel, le salarié bénéficie d’un acompte pour financer ses dépenses professionnelles.
On distingue deux types d’avances :
- L’avance ponctuelle : versée pour une mission ou un déplacement précis.
- L’avance permanente : versée régulièrement (mensuellement, par exemple) aux collaborateurs qui dépensent fréquemment pour leur travail.
Quelle est l’obligation légale de l’employeur ?
En matière de frais professionnels, l’obligation légale de l’employeur est claire : il doit rembourser les frais engagés par ses salariés dès lors que ces derniers sont justifiés, nécessaires à l’activité professionnelle et engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Cette obligation est mentionnée à l’article L. 1221-1 du Code du travail, qui stipule que les frais engagés par le salarié doivent lui être remboursés dans un délai raisonnable.
Cependant, le Code du travail ne rend pas obligatoire le versement d’une avance. Cela relève souvent d’un accord d’entreprise, d’un usage, ou d’une disposition prévue dans la convention collective applicable.
Le salarié peut-il refuser une avance ?
Refuser une avance peut sembler contre-intuitif, et pourtant, certains salariés le préfèrent. Plusieurs raisons expliquent ce choix :
Moins de paperasse
Recevoir une avance implique souvent plus de suivi administratif : justifications, gestion des écarts, contrôles… Certains salariés préfèrent avancer les frais et se faire rembourser rapidement, plutôt que gérer une avance.
Outils modernes = remboursements express
Avec des outils de gestion des notes de frais efficaces et digitaux, les entreprises peuvent rembourser en temps réel, ou presque. Le salarié prend une photo de son reçu, le téléverse dans le logiciel, et reçoit le remboursement sous quelques jours. Résultat : plus besoin d’avance, ni d’attente.
Préférence personnelle
Certains collaborateurs n’aiment pas l’idée de manipuler une somme qui ne leur appartient pas. Ils peuvent aussi redouter les erreurs ou les malentendus liés à une avance mal gérée. Dans ces cas-là, le refus reste légitime.
Les cas où l’avance devient essentielle
Dans certaines situations, faire une avance sur frais devient quasiment incontournable pour permettre au salarié de réaliser sa mission sans se mettre en difficulté financière.
Par exemple, un collaborateur envoyé pour plusieurs jours à l’étranger devra payer des hôtels, des repas, ou des transports. Cela peut rapidement représenter des centaines d’euros. S’il ne perçoit pas d’avance, il devra alors utiliser sa carte de paiement personnelle, voire faire appel à un crédit personnel temporaire.
Cela peut créer une forme d’inégalité, car tous les salariés ne peuvent pas avancer les mêmes montants, notamment les plus jeunes ou ceux en début de carrière.
Dans ce cadre, il est fortement recommandé à l’employeur de mettre en place une politique claire de gestion des frais, incluant l’octroi d’avances adaptées.
Et les cartes bancaires d’entreprise dans tout ça ?
Une autre solution pour éviter les avances (et les tensions qu’elles peuvent générer) est l’utilisation de cartes bancaires d’entreprise. Ces cartes permettent au salarié de régler directement ses dépenses engagées, sans avoir à avancer de fonds personnels.
Couplées à un logiciel de gestion des notes de frais, elles facilitent le traitement des dépenses professionnelles en temps réel, réduisent les risques de perte de justificatifs, et allègent considérablement la charge administrative.
Mais attention : toutes les entreprises ne sont pas équipées de ce type de carte, et leur usage est souvent encadré par des règles strictes.
Bonnes pratiques pour éviter les tensions
Si l’entreprise souhaite éviter les conflits ou les incompréhensions autour des avances de frais, certaines bonnes pratiques sont à privilégier :
- Formaliser les règles dans une politique de remboursement claire et accessible.
- Préciser les situations où l’avance permanente s’impose (missions longues, dépenses fréquentes…) ;
- Permettre au salarié de choisir entre avance ponctuelle et remboursement au fur et à mesure.
- Mettre en place un système de remboursement rapide (moins de 5 jours ouvrés si possible).
- Privilégier les outils digitaux pour simplifier le suivi.
En bref : le salarié a le choix
Non, un salarié n’a aucune obligation d’accepter une avance sur frais professionnels, sauf si un texte collectif l’impose. Dans la majorité des cas, l’entreprise propose une avance pour simplifier la gestion des dépenses engagées, pas pour imposer un processus rigide.
Aujourd’hui, les salariés attendent plus de souplesse et de transparence dans la gestion des frais professionnels. Grâce à des outils digitaux, des cartes bancaires professionnelles et des remboursements rapides, les entreprises peuvent adapter leurs pratiques aux attentes actuelles. L’objectif : fluidifier les processus tout en respectant les préférences de chacun.
