Voici ce que vous devez savoir sur la TVA sur les repas de vos collaborateurs et la récupération de celle-ci.
La TVA sur les repas : ce qu’il faut savoir
En France, la TVA s’applique à la majorité des biens et services, y compris les repas. Mais le taux de TVA dépend de plusieurs facteurs importants :
- consommation sur place ou à emporter : un repas pris sur place dans un restaurant sera souvent soumis à un taux de TVA de 10 %, tandis qu’un sandwich à emporter, par exemple, peut bénéficier d’un taux réduit de 5,5 %.
- type de nourriture : les taux varient aussi selon la nature des produits. Certains aliments achetés dans les supermarchés ou sandwicheries peuvent être encore plus avantageux en termes de TVA.
- contexte professionnel : pour qu’un repas soit éligible à la récupération de la TVA, il doit être directement lié à une activité professionnelle.
Bien connaître ces subtilités peut éviter les erreurs fréquentes et maximiser la récupération de TVA. Pour en savoir plus, consultez l’article.
Récupérer cette TVA : comment ça marche ?
Récupérer la TVA sur les repas n’est pas automatique. Certaines conditions doivent être respectées pour que cela soit possible.
- Dépense liée à l’activité professionnelle : les repas pris dans le cadre d’un déplacement professionnel, d’une réunion interne ou encore lors d’un déjeuner avec des clients sont des exemples de dépenses éligibles. Même un repas pris seul par un salarié en mission peut ouvrir droit à cette récupération.
- Justificatifs complets : pour les repas de moins de 150 €, un simple ticket de caisse suffit pour récupérer la TVA. Mais si le montant dépasse cette somme, une facture détaillée est nécessaire, avec des informations comme le nom et l’adresse du restaurateur, son numéro de TVA intracommunautaire, et bien sûr, les informations de l’entreprise.
⚠️ Attention : la dépense doit être enregistrée au nom de l’entreprise et non au nom du salarié qui a avancé les frais. Cette dernière erreur, fréquente dans les notes de frais, rend impossible la déduction de la TVA.
Dans quelles situations la TVA est-elle récupérable ?
Voici quelques exemples concrets où la récupération de la TVA sur les repas est possible :
- Repas d’affaires : qu’il s’agisse d’un déjeuner avec un client, un fournisseur ou un prospect, la TVA peut être récupérée.
- Déplacements professionnels : un salarié en déplacement peut aussi récupérer la TVA sur ses repas, à condition que les justificatifs soient en règle.
- Réunions internes : les repas pris lors de réunions internes, entre collègues ou avec des partenaires, sont également concernés.
☝️ Et n’oubliez pas les dépenses annexes : les petits-déjeuners et boissons consommés à l’hôtel lors d’un déplacement professionnel peuvent par ailleurs faire l’objet d’une récupération de TVA.
Mieux contrôler les notes de frais : les bonnes méthodes à adopter
Bien que la récupération de la TVA sur les repas soit une opportunité souvent négligée, elle n’en reste pas moins complexe à gérer. En entreprise, de nombreuses petites dépenses passent souvent inaperçues, ou sont mal documentées, ce qui rend la récupération de la TVA impossible. C’est pourquoi il est primordial de digitaliser la gestion de vos notes de frais. Avec des outils de dématérialisation adaptés, comme oHRis, vous centralisez efficacement tous vos justificatifs – qu’il s’agisse de tickets de caisse ou de factures – et garantissez ainsi la traçabilité des dépenses.
La digitalisation permet de contrôler en temps réel les dépenses engagées par vos équipes, tout en réduisant les erreurs humaines. Mais pour que cela fonctionne de manière optimale, il est aussi essentiel de former vos collaborateurs. Par exemple, sensibilisez-les à l’importance de demander des factures au nom de l’entreprise et à vérifier que les tickets incluent bien la TVA. Des erreurs fréquentes, comme des factures au nom des salariés, empêchent la récupération de la TVA. Un bon suivi dès le début évite ce genre de déconvenue.
Au-delà des outils technologiques, l’établissement d’une politique de gestion des dépenses claire est un atout incontournable. Cette politique doit préciser les types de dépenses acceptées, les justificatifs requis, ainsi que les conditions de validité pour la récupération de la TVA. Vos collaborateurs sauront ainsi quelles dépenses sont légitimes et comment les justifier correctement, tout en restant conformes aux règles fiscales. Cette rigueur vous aide à mieux encadrer les frais engagés et à éviter toute mauvaise surprise lors des contrôles fiscaux.