Gestion des notes de frais

OUBLIEZ LE CASSE-TÊTE DE
LA GESTION DES NOTES DE FRAIS !

Note de frais
 

Dans un contexte économique qui nous pousse toujours plus loin dans la conquête de nouveaux marchés, la gestion des notes de frais est un élément clé pour maîtriser les coûts liés aux déplacements professionnels. Les déplacements professionnels tiennent aujourd’hui une place prépondérante, et ce même dans les TPE et PME. Avoir des collaborateurs mobiles est certes gage de dynamisme mais cela peut vite se traduire par une accumulation de notes de frais et des dépenses non maîtrisées.

Le module oHRis Note de Frais vous permet de gérer efficacement vos notes de frais grâce à une interface web fluide et conviviale. Automatisez le processus, harmonisez les règles de déplacement de votre entreprise et assurez un meilleur remboursement optimal des frais grâce à un système hautement paramétrable.

Avec oHRis Note de Frais, la gestion des notes de frais devient simple et transparente. 

1. Ajoutez une dépense

Avec oHRis, vous pouvez choisir de saisir vos dépenses manuellement ou en utilisant les justificatifs ; notre système OCR détecte automatiquement les montants, les dates et les types de dépenses.

Photographie - Logiciel de gestion des notes de frais

2. Choisissez la nature

Grâce à oHRis, choisir la nature de votre note de frais n’a jamais été aussi simple ; sélectionnez manuellement ou laissez notre logiciel le faire automatiquement grâce au justificatif fourni.

Nature des frais - Logiciel de gestion des notes de frais

3. Remplissez le formulaire

Pour saisir votre note de frais, vous pouvez soit compléter manuellement le formulaire, soit laisser la fonction de lecture automatique des justificatifs alimenter les champs pour vous. 

Frais kilométrique - Logiciel de gestion des notes de frais

Simplifiez la gestion de vos différentes notes de frais grâce à oHRis

Quelle que soit la nature de vos déplacements ou frais professionnels, oHRis s’adaptera à vos besoins.

Notre solution de gestion des notes de frais convient aux entreprises de toutes tailles mais également aux établissements publics. 

oHRis permet de gérer tous les types de frais professionnels, tels que par exemple :

Différentes natures - Logiciel de gestion des notes de frais

Nos clients témoignent, ils parlent de notre logiciel de gestion des notes de frais !

« Je tenais à remercier la société oHRis pour son professionnalisme, pour leur disponibilité et réactivité pour leurs réponses… un logiciel très complet répondant à nos besoins, très ergonomique et paramétrable à souhait.

 

Merci pour votre travail, implication, disponibilité et la bonne coordination lors des échanges dans ce projet. »

Logo université Toulouse Jean Jaurès

Jean-Louis

Direction des Système d’Information – 935 utilisateurs

« oHRis est très simple d’utilisation, la prise en main est intuitive, tant pour le gestionnaire que pour les utilisateurs. L’accompagnement et les temps de réponse sont top !

 

Les équipes oHRis font ce qu’il faut pour qu’on ne se sente ni seul ni perdu. Ils sont très réactifs. »

Logo UMS

Valérie

Responsable Comptable UMS – 25 utilisateurs

Modernisez la gestion de vos notes de frais avec les fonctionnalités d'oHRis !

Dématérialisation

Dématérialisation des justificatifs à valeur légale et archivage à valeur probante (= 0 papier !)

(conformité avec l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales)

Import et photographie

Import et photographie des justificatifs avec détection automatique des montants, dates, et types de dépense (OCR).

Workflow de validation

Validation des notes de frais par le manager et/ou le service comptable.

Frais kilométriques

Gestion des frais kilométriques & calcul automatique des trajets via Google Maps.

A l'étranger

Réalisation des dépenses à l’étranger et mise à jour automatisée des taux de change.

Paramétrage

Paramétrage de votre politique de remboursement et des plafonds.

Comptabilité

Gestion de la comptabilité analytique.

Export

Export des écritures vers votre logiciel comptable.

Remboursement

Remboursement manuel des notes de frais ou par ordre de virement SEPA.

TVA

Détection automatique des différents taux de TVA pour une comptabilité précise et conforme.

La gestion des notes de frais en 4 étapes :

Etape 1
Saisie de la dépense ou photographie du reçu par le collaborateur

oHRis extrait automatiquement toutes les informations utiles du justificatif et crée la dépense.

Etape 2
Demande de remboursement par le collaborateur

En fin de mois ou immédiatement après un déplacement, le collaborateur soumet ses dépenses à validation.

Etape 3
Vérification et validation de la note de frais

Le Manager et/ou le service comptable approuve(nt) ou rejette(nt) les dépenses en fonction de la politique de gestion des notes de frais. 

Etape 4
Remboursement du collaborateur et transfert des écritures en comptabilité

Le service comptable rembourse les salariés et transfère les écritures vers le logiciel comptable sans aucune ressaisie.

Gérez vos dépenses directement depuis votre Smartphone !

Smartphone - Logiciel de gestion des notes de frais

Inutile d’attendre d’être de retour au bureau pour enregistrer vos justificatifs de dépenses ! Capturez-les au fur et à mesure que les dépenses sont réalisées.

Un restaurant, une photo = zéro papier ! 

Une fois rentré au bureau, vérifiez et envoyez vos dépenses en validation. Plus besoin de conserver vos justificatifs papier encombrants ! Et tout cela, sans avoir à télécharger d’application ! Gérez vos dépenses professionnelles en temps réel avec notre solution.

Ils ont choisi oHRis pour gérer leurs notes de frais

Clients - Logiciel de gestion des notes de frais
Le logiciel de gestion des notes de frais idéal doit :

  1. Permettre de paramétrer votre plan comptable : le logiciel doit pouvoir intégrer votre plan comptable et permettre de gérer votre politique ainsi que les plafonds de remboursement.

  2. Être capable de dématérialiser vos justificatifs de dépense et de proposer un workflow de validation incluant une certification à valeur légale ainsi qu’un archivage à valeur probante !

  3. Gérer tout type de nature de frais : le logiciel doit pouvoir gérer vos différentes natures de notes de frais, qu’il s’agisse de frais de repas, de frais kilométriques, de fournitures ou encore les frais associés à un déplacement professionnel. Un logiciel ne couvrant pas toutes vos natures de frais s’avèrera inutile.

  4. Être capable d’analyser en temps réel le contenu de vos justificatifs : la détection automatique des montants, dates et types de dépense grâce à une fonction OCR est un gain de temps considérable et minimise les erreurs de saisies.

  5. Permettre d’intégrer automatiquement les écritures dans votre logiciel de comptabilité.
Le “zéro papier” est possible uniquement avec un logiciel de gestion des notes de frais proposant des fonctions :

  • de dématérialisation des justificatifs à valeur légale incluant une certification par un tiers de confiance,
  • d’archivage garantissant l’intégrité des justificatifs.

Ces fonctions permettent de photographier les justificatifs de dépenses, dès la fin d’un repas au restaurant par exemple, et de ne plus vous encombrer avec le papier !

Téléchargez la fiche produit oHRis

Si vous cherchez un moyen efficace d’organiser et de communiquer les informations relatives au module de gestion des notes de frais oHRis auprès de vos collaborateurs ou managers, la fiche produit est une excellente option.

Plus d’information sur la gestion des notes de frais ?

Vous avez besoin de plus d’informations ? Que vous souhaitiez obtenir un devis ou en savoir plus sur nos produits, notre équipe est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

Les atouts de notre offre de service :

Adresse dédiée à votre entreprise et sécurisée (HTTPS)

Aucune durée d’engagement imposée

Hébergement en France sur une infrastructure sécurisée et certifiée ISO 27001

Sauvegardes quotidiennes incluses

Support technique et fonctionnel non-stop du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00

Pas de prépaiement, facturation à terme échu

Tarif dégressif en fonction du nombre d'utilisateurs

Mises à jour des nouvelles fonctionnalités gratuites.