gestion des notes de frais

Finissez-en avec le casse-tête de la gestion des Notes de Frais !

Dans un climat économique qui nous pousse toujours à aller plus loin à la conquête de nouveaux marchés, les déplacements professionnels tiennent aujourd’hui une place prépondérante, et ce même dans les TPE et PME. Avoir des collaborateurs mobiles est certes gage de dynamisme mais cela peut vite se traduire par une accumulation de notes de frais et des dépenses non maîtrisées.

 

Le module oHRis Note de Frais vous offre la possibilité, via une interface web fluide et conviviale, d’automatiser et d’alléger le processus, d’harmoniser et de mieux diffuser les règles de déplacement de votre entreprise grâce à un système hautement paramétrable.

Saisie de vos dépenses depuis un PC, Tablette ou Smartphone sans application à télécharger

 

Import ou photographie des justificatifs avec détection automatique des montants, date et du type de dépense

 

Archivage des justificatifs à valeur probante = 0 papier !

(conformité avec l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales)

Validation des notes de frais par le manager et/ou le service comptable

 

 

Gestion des frais kilométriques & calcul automatique des trajets via Google Maps

 

Réalisation des dépenses à l’étranger et mise à jour automatisée des taux de change

 

Paramétrage de votre politique de remboursement et des plafonds

 

 

Export des écritures vers votre logiciel comptable 

 

 

Remboursement des notes de frais manuel ou par ordre de virement SEPA 

 

La gestion des notes de frais en 4 étapes :

Etape 1
Saisie de la dépense ou photographie du reçu par le collaborateur

oHRis extrait automatiquement toutes les informations utiles du justificatif et crée la dépense

Etape 2
Le collaborateur fait sa demande de remboursement

En fin de mois ou immédiatement après un déplacement le collaborateur soumet à validation ses dépenses

Etape 3
Vérification et validation de la note de frais

Le Manager et/ou le service comptable approuve ou rejette les dépenses en fonction de la politique de gestion des frais 

Etape 4
Remboursement du collaborateur et transfert des écritures en comptabilité

Le service comptable rembourse les salariés et transfert les écritures vers le logiciel comptable sans aucune ressaisie

Une interface simple et conviviale !

Les avantages d'un logiciel de notes de frais en ligne

Vous accédez à votre service via une adresse dédiée à votre entreprise et sécurisée (HTTPS)

Le support technique et fonctionnel non-stop de 9H à 17h00

Les mises à jour des nouvelles fonctionnalités gratuites.

Sauvegardes quotidiennes incluses

Engagement SLA de 99,99% et temps de réponse garantis

Infrastructure sécurisée, monitorée en temps réel et auditée chaque année

Aucune durée d’engagement imposée

Pas de prépaiement, facturation à termes échus

Stockage des données en France métropolitaine garanti