Logiciel de gestion des notes de frais

Logo fond vert bulle de dialogue représente une facture
Des notes de frais qui ne vous coûtent plus de temps

Des fonctionnalités essentielles et innovantes pour dématérialiser vos notes de frais, sans papier, sans application à télécharger, et sans faire grimper la note !

Interface ohris gestion des notes de frais

Adopté par de nombreuses entreprises, des plus petites aux plus grandes :

Logo VST
Logo Autosur
Logo Eau du Bassin Rennais
Logo Ifra du sud
Logo Royal Canin
Logo Clôtures et Portails de France

Les notes de frais, comme vous auriez aimé les gérer

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Collectez les dépenses

Photographiez ou importez vos justificatifs, contrôlez les éléments automatiquement détectés via notre OCR et oHRis fait le reste !

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Demandez de remboursement

En fin de mois ou après un déplacement, le collaborateur soumet ses dépenses via une note de frais pour validation.

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Approuvez

Vos managers et/ou votre service comptabilité approuvent ou rejette les dépenses en fonction de votre politique de gestion des notes de frais.

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Remboursez et comptabilisez

Le service comptable procède au remboursement et transfère les écritures vers le logiciel comptable sans aucune ressaisie.

ticket de caisse au logo d'Ohris

La gestion de tous les frais professionnels, sans exception

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Quelle que soit la nature de vos déplacements ou frais professionnels, oHRis s’adaptera à vos besoins, que vous soyez une petite entreprise ou un établissement public.

Notre solution de gestion des dépenses couvre tous les types de frais professionnels :

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    Abonnements de train

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    Carburant

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    Frais kilométriques

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    Restaurant

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    Frais d’hôtels

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    Taxi

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    Péage

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    Parking

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    Etc.

Une conformité à la politique de remboursement de votre entreprise

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Dématérialisation
(= 0 papier)

Dématérialisation
(= 0 papier)

Dématérialisation des justificatifs de note de frais à valeur légale et archivage à valeur probante.

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Import et photographie

Import et photographie

Import et photographie des justificatifs avec détection automatique des montants, dates, et types de dépense (OCR).

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Workflow de validation

Workflow de validation

Validation des notes de frais par le manager et/ou le service comptable.

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Frais kilométriques

Frais kilométriques

Gestion des frais kilométriques et calcul automatique des trajets via Google Maps.

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À l'étranger

À l'étranger

Réalisation des dépenses à l’étranger et mise à jour automatisée des taux de change.

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Comptabilité

Comptabilité

Gestion de la comptabilité analytique.

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Export

Export

Export des écritures vers votre logiciel comptable.

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Remboursement

Remboursement

Remboursement manuel des notes de frais ou par ordre de virement SEPA.

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TVA

TVA

Détection automatique des différents taux de TVA pour une comptabilité précise et conforme.

La liberté d'agir à tout moment

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Notre module de gestion des notes de frais, entièrement web, offre une flexibilité inégalée. Pas besoin d’installer une application ; vos collaborateurs peuvent soumettre et valider leurs notes de frais où qu’ils soient, à tout moment.

Que ce soit en déplacement, au bureau ou chez eux, ils ont un accès facile à l’outil, rendant le processus simple et rapide. Les managers, quant à eux, peuvent valider ou refuser les demandes avec la même aisance, assurant ainsi un suivi efficace et réactif des dépenses professionnelles.

Grâce à cette solution, la gestion des notes de frais devient fluide et adaptée aux besoins de chacun.

interface ohris téléchargement et enregistrement des justificatifs
Paiement par carte bancaire dans un restaurant

Un restaurant, une photo et c'est tout...

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Inutile d’attendre d’être de retour au bureau pour enregistrer vos justificatifs de dépenses ! Capturez-les au fur et à mesure que les dépenses sont réalisées.

Une fois de retour au bureau, vérifiez et envoyez vos dépenses pour validation. Plus besoin de conserver vos justificatifs papier encombrants. Et tout cela, sans avoir à télécharger d’application !

arrière-plan personnages dans des cadres

Nos clients satisfaits

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Nos clients sont les mieux placés pour parler de l’impact de notre solution. Voici ce qu’ils en disent !

“Une équipe compétente, réactive et à l’écoute des besoins !“

“oHRis est très simple d’utilisation, la prise en main est intuitive, tant pour le gestionnaire que pour les utilisateurs. L’accompagnement et les temps de réponse sont top ! Les équipes oHRis font ce qu’il faut pour qu’on ne se sente ni seul ni perdu. Ils sont très réactifs.“

“L’équipe oHRis a démontré sa capacité d’écoute, son sens du service et son efficacité...“

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Les notes de frais, c’est plus simple quand on a le bon compte !

Essayer gratuitementDemander une démo

Une compatibilité avec de nombreuses solutions de paie​

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Notre logiciel de gestion des notes de frais est compatible avec plus d’une trentaine de solutions de paie du marché, permettant ainsi d’éliminer la saisie manuelle des dépenses en fin de mois par l’équipe comptable.

Le logiciel offre également la possibilité d’importer automatiquement les indemnités kilométriques, les plafonds de remboursement et les politiques de dépenses en vigueur. Les données affichées dans le module de gestion des notes de frais sont identiques à celles intégrées dans la comptabilité.

La connexion avec votre logiciel de paie permet aussi d’éviter la double saisie des frais professionnels lors de l’intégration d’un nouveau salarié ou du traitement des remboursements.

connecteurs ohris avec logiciel de paie

Ce qui fait notre force

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Nous avons à cœur de vous offrir plus qu’un simple logiciel. Nous avons pensé chaque aspect de notre solution pour qu'elle s’adapte à vos besoins, tout en vous apportant flexibilité, sécurité et tranquillité d’esprit.

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    Adresse dédiée et sécurisée (HTTPS)

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    Hébergement en France (ISO 27001)

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    Aucune durée d’engagement

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    Sauvegardes quotidiennes incluses (selon le principe 3-2-1)

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    Assistance du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00

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    Fiabilité avec un engagement SLA de 99,95 %

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    Tarifs dégressifs selon vos besoins

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    Mises à jour gratuites

point d’interrogation arriere plan faq

Vos questions, nos réponses

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Quelques questions courantes que nous recevons à propos de notre module de gestion des absences et du télétravail.

Le logiciel de gestion des notes de frais idéal doit :

  1. Permettre de paramétrer votre plan comptable : le logiciel doit pouvoir intégrer votre plan comptable et permettre de gérer votre politique ainsi que les plafonds et délais de remboursement.
  2. Être capable de dématérialiser vos justificatifs de paiement et de proposer un workflow de validation incluant une certification à valeur légale ainsi qu’un archivage à valeur probante !
  3. Gérer tout type de nature de frais : le logiciel doit pouvoir gérer vos différentes natures de notes de frais, qu’il s’agisse de frais de repas, de frais kilométriques, de fournitures ou encore les frais associés à un déplacement professionnel. Un logiciel ne couvrant pas toutes vos natures de frais s’avèrera inutile.
  4. Être capable d’analyser en temps réel le contenu de vos justificatifs : la détection automatique des montants, dates et types de dépense grâce à une fonction OCR est un gain de temps considérable et minimise les erreurs de saisies.
  5. Permettre d’intégrer automatiquement les écritures dans votre logiciel de comptabilité.

Le “zéro papier” est possible uniquement avec un logiciel de gestion des notes de frais proposant des fonctions :

  • de dématérialisation des justificatifs à valeur légale incluant une certification par un tiers de confiance
  • d’archivage garantissant l’intégrité des justificatifs
  • Ces fonctions permettent de photographier les justificatifs de dépenses, dès la fin d’un repas au restaurant par exemple, et de ne plus vous encombrer avec les papiers liés aux notes de frais !

    👉 Choisir le bon programme
    Tout commence par la sélection du logiciel idéal pour votre entreprise. Avec notre expertise, nous vous guidons pour identifier la solution qui répond à vos besoins spécifiques, en tenant compte de la taille et des objectifs de votre organisation. Cette étape est essentielle pour poser les bases d’un projet réussi.

    👉 Lancement du projet
    Nous croyons qu’un bon démarrage est crucial. C’est pourquoi nous réunissons toutes les parties prenantes lors d’une réunion de lancement. Ensemble, nous définissons le contexte et les objectifs du projet, assurant ainsi que tout le monde soit sur la même longueur d’onde dès le départ.

    👉 Recueil des besoins
    Notre équipe se plonge dans vos besoins, en collaborant étroitement avec vous pour bien cerner vos attentes. Nous vous fournissons des outils adaptés pour recueillir toutes les informations nécessaires, en veillant à ce que rien ne soit laissé au hasard.

    👉 Intégration des données historiques
    Passer à un nouveau système ne doit pas être une source d’angoisse. Nous nous occupons de la reprise de vos données historiques — utilisateurs, absences, valideurs — pour garantir une transition fluide et sans heurts.

    👉 Vérifications finales
    Avant de lancer le logiciel, nous procédons à des vérifications minutieuses pour nous assurer que tout est en ordre. C’est un moment clé où nous nous assurons que vous êtes prêts à démarrer en toute confiance.

    👉 Formation des équipes RH
    La prise en main du nouvel outil est primordiale. Nous organisons des sessions de formation interactives pour vos administrateurs RH, leur permettant d’exploiter pleinement toutes les fonctionnalités du logiciel.

    👉 Communication auprès des équipes
    Pour que tout le monde soit bien informé, nous vous aidons à préparer une communication efficace. Annoncer la mise en place du nouveau logiciel et ses avantages est essentiel pour engager vos équipes et les préparer au changement.

    👉 Lancement de l’application
    Enfin, le grand jour est arrivé ! Une fois toutes les étapes franchies, nous vous accompagnons pour le lancement de votre espace. Vous pourrez ainsi profiter pleinement de votre nouvelle solution, en toute sérénité.

    Fort de près de 20 ans d’expérience en gestion des ressources humaines, les logiciels SIRH d’oHRis sont conçus pour répondre spécifiquement à vos besoins. Ils rassemblent toutes vos données RH, de la paie aux congés, ce qui facilite la gestion administrative.

    Nos solutions se veulent intuitives et conviviales, ce qui permet à tous les utilisateurs de s’y familiariser rapidement. De plus, elles s’intègrent aisément à d’autres systèmes d’entreprise, ce qui favorise la collaboration et aide à prendre des décisions éclairées.

    La sécurité de vos données, la flexibilité et un support technique réactif sont des priorités pour nous. Les logiciels oHRis sont compatibles avec plus de trente solutions de paie et respectent les réglementations telles que le RGPD.

    En choisissant oHRis, vous optez pour une solution fiable qui simplifie vos processus RH tout en améliorant l’efficacité de votre entreprise.

    La réponse est simple : tout le monde !

    Dans le département RH, notre solution facilite le quotidien en automatisant les tâches administratives, en simplifiant le suivi des dossiers des employés et en optimisant la gestion des plannings. Cela permet aux équipes RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

    👉 Pour les employés, le SIRH offre une transparence appréciable. Ils peuvent facilement consulter leurs congés, leurs notes de frais et leurs évaluations, ce qui renforce leur engagement et améliore leur expérience au travail.

    👉 Du côté des managers, des outils pratiques comme des tableaux de bord personnalisés et des fonctionnalités de recrutement leur permettent de prendre des bonnes décisions, en toute confiance.

    👉 Enfin, la direction n’est pas en reste. Le SIRH fournit des données essentielles pour analyser la performance globale de l’entreprise, facilitant ainsi des choix stratégiques avisés.

    Que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise, notre SIRH s’adapte à vos besoins spécifiques en matière de gestion des ressources humaines.

    Comparez et sélectionnez le logiciel GTA qui vous convient

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      Couverture métier et fonctionnelle

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      Capacité de personnalisation du paramétrage

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      Ergonomie globale

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      Capacité d'interconnexion

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      Services proposés par l'éditeur