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Les salariés mobiles réalisent régulièrement des dépenses pour la nécessité de leur activité professionnelle. Les dépenses alors engagées par ces salariés doivent être remboursées par l’employeur et font l’objet de notes de frais.
Une note de frais doit respecter un formalisme et suivre un processus bien précis afin d’obtenir le remboursement.
Pourquoi adopter un logiciel ?
De nombreuses entreprises utilisent encore aujourd’hui le format « papier » pour gérer les notes de frais de leurs salariés. En plus d’être non auditable, gérer les dépenses au format papier fait perdre énormément de temps au service comptabilité et allonge considérablement les délais de remboursement pour le salarié.
Permettre aux salariés de déclarer leurs frais en temps réel depuis leur smartphone, proposer des écrans conviviaux aux managers et aux comptables pour valider les notes de frais, offrir des écrans simples aux managers leur permettant d’analyser les dépenses de leurs équipes, transmettre automatiquement les montants à rembourser vers le logiciel de paye ou le logiciel de virements bancaires ; l’automatisation de tous ces processus engendre un gain de temps, et donc d’argent, considérable pour l’entreprise.
L’automatisation élimine les erreurs de calcul de TVA, les erreurs d’application du barème kilométrique ou encore les erreurs de conversion des montants dans les différentes devises.
En adoptant l’automatisation de votre gestion des frais professionnels, vous vous concentrez uniquement sur la vérification des justificatifs, le reste étant entièrement contrôlé préalablement par votre logiciel.
Se faire rembourser ses dépenses nécessite de respecter un processus complexe souvent méconnu des salariés.
Un logiciel de gestion des notes de frais permet d’assister le salarié dans sa démarche, d’automatiser l’application des plafonds de remboursements ou encore de rembourser les déplacements professionnels en se basant sur les temps de trajet les plus courts.
Opter pour un logiciel de gestion des notes de frais accessible en ligne permet de superviser en temps réel les dépenses en cours, les natures de frais engagées et permet d’assurer un pilotage optimal de votre processus de gestion des notes de frais.
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