Comment BIEN CHOISIR SON LOGICIEL DE GTA ?

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Pour explorer le paysage complexe des logiciels de gestion, en particulier ceux dédiés à la Gestion des Temps et Activités (GTA), il est crucial de disposer d’un bon cadre d’évaluation. Un tableau d’évaluation détaillé est un outil précieux pour les décideurs, leur permettant de comparer les différentes solutions de gestion disponibles sur le marché. En prenant en compte une gamme complète de fonctionnalités et de services, ce référentiel aide à identifier le logiciel de GTA le plus adapté aux besoins spécifiques de votre organisation.

 

Téléchargez notre modèle de grille d’évaluation pour bénéficier d’une vision claire des options qui s’offrent à vous. Cet outil gratuit vous guidera pas à pas dans le processus de sélection, en mettant en lumière les critères essentiels qui doivent orienter votre choix. Que vous soyez à la recherche d’une solution de gestion simple pour une petite entreprise ou d’un système complexe pour un grand groupe, notre grille d’évaluation est conçue pour vous aider à faire un choix éclairé et stratégique pour votre Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH).

Table des matières

Qu’est ce qu’un Logiciel de Gestion des Temps et Activités ou GTA ?

La GTA (ou Logiciel de Gestion des Temps et Activités) est une composante essentielle du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) ; elle permet d’organiser et d’optimiser la gestion du temps au sein d’une organisation, mais également de collecter et calculer une partie des éléments variables de paie (EVP) nécessaires à la production des bulletins de salaire en fin de mois.

Un logiciel de GTA regroupe différents processus dépendant les uns des autres tels que la gestion du temps de travail, la gestion des absences, la planification et la déclaration des activités. Ces processus peuvent être gérés grâce à plusieurs logiciels de gestion RH interopérables entre eux ou via une solution de gestion unique et modulaire comme c’est le cas avec oHRis.

Aujourd’hui, avec le télétravail, les cadres au forfait jours, l’annualisation des heures, la semaine des 4 jours, le Compte Epargne Temps (CET), la gestion des déplacements professionnels (etc.), dénicher le logiciel de gestion des temps et activités parfaitement adapté à votre organisation et vous permettant de vous mettre en conformité légale est devenue un véritable parcours du combattant !

Un logiciel de Gestion des Temps et Activités : pour quelle entreprise ?

Lançons immédiatement le pavé dans la mare, chaque entreprise et établissement public, quelle que soit sa taille, a besoin d’un outil de gestion fiable pour le suivi des temps de travail au sein de son organisation. Un logiciel de Gestion des Temps et Activités (GTA) est essentiel afin d’assurer ses obligations légales, telles qu’à minima :

 

  • Le respect de la durée maximale journalière et hebdomadaire de travail,
  • Le respect des repos journaliers et hebdomadaires,
  • Le respect des temps de pause.

 

Le respect de ces obligations peut être mis en œuvre de différentes manières ; via une gestion manuelle avec des feuilles de temps au format papier, via des fichiers Excel échangés par Email ou via un outil GTA accessible en ligne par l’ensemble des collaborateurs.

Les exigences et les attentes varieront cependant en fonction de la taille de la structure et surtout de son secteur d’activité. Une entreprise ayant des cycles de travail complexes (travail posté, horaires de nuit, etc.) aura des points d’attention différents d’une entreprise ou d’un établissement public travaillant à 35h du lundi au vendredi.

Une petite structure privilégiera un logiciel de gestion simple d’utilisation et abordable, alors qu’une grande entreprise cherchera une solution de gestion des ressources humaines capable de s’adapter à toutes ses règles métiers ainsi que sa capacité à gérer un gros volume de données. Un logiciel de gestion en Saas peut offrir une solution flexible et évolutive pour répondre à ces besoins.

Quelles sont les fonctionnalités incontournables d’un logiciel de GTA ?

Une solution de Gestion des Temps et Activités (GTA) « classique » doit proposer au minimum les fonctionnalités suivantes :

  • La gestion des temps de présence : déclaration des heures ou collecte automatisée des entrées/sorties, calcul des heures supplémentaires, gestion des pauses, etc.,
  • La gestion des absences et des télétravails : congés payés, RTT, workflow de validation, suivi du télétravail, affichage en temps réel des crédits et des soldes de congés, les autorisations spéciales d’absence (ASA), etc.,
  • La gestion des plannings : affichage de plannings consolidés différenciant les absences des télétravails, gestion et planification des cycles de travail, etc.
  • La déclaration et le suivi des activités : déclaration des temps passés sur un projet ou un dossier client, validation des temps passés,
  • Le suivi des cadres au forfait jours : gestion des différents types de forfaits jours, suivi des déclarations et du respect des temps de repos journaliers et hebdomadaires,
  • Des fonctionnalités de reporting : export des compteurs, export des titres restaurant, suivi de l’absentéisme, export des heures supplémentaires, etc.

 

 

Une solution de Gestion des Temps et Activités (GTA) plus évoluée comme oHRis, un SIRH innovant, proposera des fonctionnalités supplémentaires telles que :

  • Une gestion du Compte Epargne Temps (CET) : totalement conforme aux textes réglementaires de la Fonction Publique,
  • La gestion du don de jours : offrant la possibilité de se mettre en conformité avec la loi 2014-459 du 03/05/2024,
  • La dématérialisation des justificatifs d’absences : un avantage clé de l’utilisation d’un outil GTA moderne,
  • La collecte des entrées/sorties : via une badgeuse matérielle simple à mettre en œuvre,
  • La gestion des cycles de travail et le calcul des droits à congés même les plus complexes,
  • Une API : vous permettant d’interagir avec votre solution de GTA en toute autonomie.

 

Pour les entreprises de taille moyenne, les grands groupes ou les grands établissements publics, la solution de GTA qui sera sélectionnée devra offrir la possibilité de mettre en œuvre des flux de données entrants et sortants entièrement automatisés. Ces flux automatisés, une caractéristique clé d’un logiciel de gestion des ressources humaines, permettront par exemple de gérer la création et la modification des données utilisateurs sans ressaisie ou encore d’importer en paye les congés pris et les heures supplémentaires, ceci afin de faciliter la production des bulletins de salaire.

Quels sont les critères pour bien choisir son logiciel de GTA ?

Lorsqu’une entreprise sélectionne une solution de Gestion des Temps et Activités (GTA), l’un de ses objectifs est de pouvoir la garder le plus longtemps possible afin d’amortir les coûts financiers et humains liés à l’implémentation de la solution, la formation et la conduite du changement dans l’entreprise. Il est donc important de se poser les bonnes questions dès le départ et prioriser les critères essentiels suivants :

  • La couverture métier et fonctionnelle offerte par la solution de gestion ainsi que sa capacité de personnalisation du paramétrage : n’hésitez pas à opter pour un outil RH qui offre des fonctions plus étendues que votre besoin initial mais également une solution qui offre des possibilités de paramétrage pointu (ou offrant la possibilité de développements de règles spécifiques),
  • L’ergonomie globale de la solution de gestion : votre solution de GTA sera utilisée par l’ensemble de vos collaborateurs et ce, quel que soit leur position dans la hiérarchie ; l’expérience utilisateur est donc un critère fondamental d’adhésion à la solution mais surtout de gain de temps et donc de productivité. Si vous avez du personnel « nomade », une solution de gestion entièrement responsive sera à privilégier car ce mode de conception de la solution n’engendre aucun besoin d’assistance auprès de votre DSI,
  • La capacité d’interconnexion de la solution de GTA avec les autres logiciels composant votre SIRH et tout particulièrement votre logiciel de paie et/ou votre ERP. L’interopérabilité de la solution de GTA permettra d’éviter les doubles saisies lors de l’arrivée d’un nouveau salarié par exemple ou les saisies en fin de mois souvent sources d’erreurs.
  • Les services proposés par l’éditeur : niveau et qualité de l’accompagnement lors de la phase d’intégration, le périmètre d’intervention de son service d’assistance, son SLA, les possibilités d’audits et surtout une tarification transparente garantissant une évolution des coûts d’abonnement limitée dans le temps.

 

Des logiciels de gestion trop « beaux » insistant essentiellement sur leur très grande facilité d’utilisation et de prise en main cachent souvent des lacunes qu’il convient de débusquer afin d’éviter les déconvenues à court terme.

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Vous souhaitez minimiser les risques de faire le mauvais choix en matière de logiciel de Gestion des Temps et Activités (GTA) ? Vous cherchez un référentiel de fonctionnalités et de services le plus exhaustif possible pour sélectionner le logiciel RH adapté ? Vous comparez plusieurs solutions de gestion et hésitez dans le choix des critères adaptés à votre organisation ?

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logiciel de GTA

Téléchargez gratuitement notre modèle de grille d’évaluation des solutions de GTA du marché ! Cet outil gratuit vous aidera à faire le meilleur choix pour votre système de gestion des ressources humaines.

Conclusion

En conclusion, il est crucial de ne pas se laisser séduire uniquement par l’apparence et la facilité d’utilisation d’un logiciel de gestion. Ces aspects, bien que importants, peuvent parfois masquer des lacunes qui pourraient entraîner des déconvenues à court terme. Il est donc essentiel de mener une évaluation approfondie pour débusquer ces lacunes avant de faire votre choix.

 

Pour minimiser les risques de faire le mauvais choix en matière de logiciel GTA, n’hésitez pas à télécharger notre modèle de grille d’évaluation des solutions de GTA du marché. Que vous cherchiez un référentiel de fonctionnalités et de services le plus exhaustif possible pour sélectionner le logiciel GTA adapté, ou que vous compariez plusieurs solutions de gestion et hésitiez dans le choix des critères adaptés à votre organisation, cet outil gratuit vous aidera à faire le meilleur choix pour votre système de gestion des ressources humaines.

 

Cependant, nous comprenons que chaque organisation est unique et que vous pouvez avoir des questions spécifiques si c’est le cas, sachez que nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou besoin de conseils supplémentaires. Un choix éclairé aujourd’hui peut vous éviter des désillusions demain. Bonne recherche !